Ищут таланты, автоматизируют ревью и регистрируют на курсы: как боты помогают командам в IT-компании

KTS — вендор платформы Smartbot Pro, разработчик и интегратор цифровых продуктов на заказ для бизнеса. В компании 180 сотрудников, которые распределены по десяткам команд. В каждой есть свои повторяющиеся процессы, которые отнимают время.

Чтобы автоматизировать рутину и работать быстрее, наши ребята используют чат-боты. Какие задачи они выполняют, рассказываем в этой статье.

Бот для найма сотрудников

KTS активно расширяет штат: за 2024 год компания выросла на 68%. Поэтому ежедневно наши HR-менеджеры получают и обрабатывают десятки откликов, назначают и проводят интервью, готовят офферы и дают обратную связь.

Если отвечать медленно — можно потерять хорошего кандидата. Так, по данным HeadHunter, 15% сотрудников уже находят работу к тому моменту, когда менеджер связался с ними. Чтобы освободить время HR-специалистов, мы запустили бот «Талантоискатель» в Telegram. Он принимает отклики и проводит первичный опрос соискателей.

В боте кандидаты могут:

• выбрать направление, которое интересует: аналитика, менеджмент, дизайн или разработка;
• указать свой уровень: новичок, джун, мидл;
• оставить контакты;
• в свободной форме рассказать о своём опыте и отправить резюме;
• получить ссылку на все доступные вакансии.

Информацию о соискателях бот заносит в базу данных HR-менеджеров и отправляет в чат для руководителей, чтобы они связались с кандидатом напрямую.

Таким образом, бот автоматически составляет базу соискателей, помогает увеличить скорость ответа и экономит время менеджеров на первичном скрининге. Это позволяет быстрее нанимать сотрудников и тратить на подбор меньше ресурсов.

Бот для автоматизации ревью

Два раза в год KTS проводит performance review — это оценка прогресса и результатов работы сотрудников компании. Так мы находим точки роста, определяем цели на следующий период и принимаем решение о повышении грейда и зарплаты.

Ревью длится месяц и требует вовлечения всех сотрудников — от стажёров до топ-менеджмента: 

• участники ревью заполняют анкеты с презентацией своих результатов; 
• их коллеги дают фидбэк; 
• наставники собирают все материалы воедино и презентуют экспертам; 
• HR-менеджеры координируют процесс.  

Часть этапов мы автоматизировали с помощью чат-бота. Он отправляет инструкции, собирает анкеты участников и обратную связь от коллег, напоминает о дедлайнах и заносит информацию в базы данных.

Бот помогает сделать процесс ревью более системным: 

• участники могут в любое время получить инструкции и отправить анкеты;
• все данные собираются в едином месте;
• HR-менеджеры не тратят время на однотипные вопросы, напоминания и поиск информации по каждому сотруднику.

Бот для регистрации на курсы

У KTS есть бесплатная онлайн-школа — Metaclass. В ней начинающих специалистов учат фронтенд- и бэкенд-разработке. Набор проходит раз в полгода, часть выпускников школы приглашают на стажировку в KTS.

На каждый курс регистрируются 600-700 человек, из них 40-50 учеников приходят по рекомендации от сотрудников KTS или преподавателей профильных вузов. Таких студентов нужно выделить в отдельную группу, собрать их данные и отправить доступы к платформе.

Чтобы администратор школы не занималась этим вручную, Metaclass используют чат-бот в Telegram. Он делит потоки на курсы и автоматизирует регистрацию учеников.

В боте пользователи могут:

• выбрать направление: фронтенд или бэкенд;
• указать контактные данные рекомендателя и студента;
• получить код для авторизации на обучающей платформе;
• рассказать о своих навыках и предпочтениях после зачисления на курс;
• узнать контакты наставника по проекту.

Бот заносит данные студентов в Google-таблицы для курсов по фронтенду и бэкенду. Так Metaclass автоматически сегментируют аудиторию и экономят время администратора. Вместо 2-3 часов на регистрацию и сбор информации, она тратит 5 минут, чтобы пробежаться по таблице и проверить новые заявки.

Подробнее о том, как настроили бот, мы рассказали в этом кейсе. 

Бот для ответов на вопросы в рабочих чатах

Одна из наших команд использует чат-бот, чтобы меньше отвлекаться на переписки. Ребята работают над крупным проектом — личным кабинетом для 260 тысяч сотрудников «Пятёрочки» и других брендов X5 Group.

В процессе нужно постоянно общаться со смежными командами разработчиков и менеджеров. Раньше коллеги часто задавали похожие вопросы. Например, кто дежурный, когда дата следующего релиза и где посмотреть документацию. 

Это было неудобно для обеих сторон: наши ребята отвлекались от задач и искали информацию, а коллеги получали ответ не сразу. Чтобы улучшить коммуникации, часто задаваемые вопросы передали боту.

Для чат-бота составили график дежурств и релизов в Google-таблице, что позволило систематизировать информацию по проекту. Теперь все данные находятся в едином месте и больше не надо искать их в закреплённых сообщениях, вкладках браузера или переспрашивать у коллег.

Бот добавили в рабочие чаты, и сейчас он отвечает на 100% часто задаваемых вопросов. В результате наши разработчики перестали отвлекаться, а коллеги из смежных команд получают нужную информацию за секунду.

Бот-помощник офис-менеджера

В KTS более 180 сотрудников, большинство работает удалённо. Все мы добавлены в общий чат компании: здесь сообщают новости, проводят опросы, общаются с коллегами. 

Чтобы сотрудники не пропускали сообщения, наш офис-менеджер использует бота-помощника. По команде он тегает сразу всех участников чата. Например, когда нужно собрать большинство коллег на онлайн-поздравление с днём рождения или пройти опрос.

В среднем такие события происходят 2-3 раза в неделю. Если тегать каждого участника вручную — это займёт 1-2 часа в день. А бот отправляет 180 уведомлений за минуту.

‍

Команды KTS используют чат-боты для разных задач, но результат у всех один: сокращаются ошибки человеческого фактора, меньше времени уходит на рутину, а бизнес-процессы становятся проще и системнее. 

Собрать бот на конструкторе может любой сотрудник — для этого не нужны специальные навыки и знание языков программирования. Попробуйте все возможности Smartbot Pro бесплатно во время тестового периода и создайте свой первый бот, чтобы автоматизировать рутину.